31.07.2012

Versand per E-Mail


Endlich Klarheit: Vereinfachte Regeln für die elektronische Rechnung

Elektronische Signatur, elektronisches Datenaustauschverfahren: Diese Begriffe kennt jeder, der Rechnungen schreibt und sie über das Internet an die Zieladresse versendet. Elektronische Rechnungen machten lange Zeit nicht wirklich Spaß – weil das Verfahren aufwändig und nicht ohne Weiteres umzusetzen war. Die gute Nachricht für kleine und mittelständische Unternehmen: Jetzt wird alles besser. IT-Region 38 dokumentiert die Lösung und welche Vorteile sich aus ihr ergeben.

Die schriftliche Kommunikation in der Geschäftswelt findet heutzutage fast ausschließlich elektronisch statt – vor allem per E-Mail. Große Ausnahme ist der Versand von Rechnungen. Nur jedes vierte Unternehmen versendet Rechnungen über das Internet, wie eine Erhebung des Statistischen Bundesamtes im Frühjahr 2011 ergab.

Erst im Juli 2011 wurde der elektronische Rechnungsversand wesentlich vereinfacht. Zuvor mussten, um den Vorsteuerabzug nicht zu gefährden, elektronische Rechnungen signiert oder über ein elektronisches Datenaustauschverfahren (EDI) verschickt werden.

Anfang Juli dieses Jahres klärte das Bundesfinanzministerium in einem Schreiben die letzten Details zum elektronischen Rechnungsversand. Durch die neue Regelung ist der elektronische Versand von Rechnungen nun auch für viele kleine und mittelständische Unternehmen attraktiv.

Sie profitieren vom größten Vorteil der neuen Lösung: Druck- und Portokosten entfallen – und zwar ohne vorher in elektronische Signaturen oder Datenaustauschverfahren investieren zu müssen.

Der Branchenverband Bitkom sagt, was bei elektronischen Rechnungen zu beachten ist:

Alle Rechnungen sind gleich zu behandeln

Ob eine Rechnung auf Papier oder per E-Mail verschickt wird, ist nach der neuen Rechtslage unerheblich. Jede Rechnung muss dieselben umsatzsteuerlichen Vorgaben an Authentizität, Integrität und Lesbarkeit erfüllen. Besondere Anforderungen an elektronische Rechnungen gibt es nicht. Zwar müssen sich Rechnungssteller und -empfänger über den Austausch elektronischer Rechnungen einigen. Hierbei reicht aber schon eine stillschweigende Akzeptanz aus, etwa indem die Rechnung kommentarlos beglichen wird. Einschränkungen bei der Wahl des elektronischen Zustellungsweges oder beim Dateiformat bestehen nicht.

Innerbetriebliches Kontrollverfahren

Für jede Rechnung, ob auf Papier gedruckt oder elektronisch, muss weiterhin die Herkunft und Unversehrtheit des Inhalts (Authentizität und Integrität) sichergestellt werden. Am einfachsten geschieht dies im Rahmen eines innerbetrieblichen Kontrollverfahrens. Wie bei jeder Rechnung auf Papier kann die Prüfung auf Authentizität und Integrität mit der Prüfung auf sachliche Richtigkeit der Rechnung verbunden werden. Eine zusätzliche Belastung für das Unternehmen entsteht damit nicht.

Pflichtangaben müssen lesbar sein

Damit eine Rechnung vom Finanzamt anerkannt wird, müssen die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben enthalten sein, etwa Name und Anschrift von Rechnungssteller und -empfänger, Ausstellungsdatum sowie Art und Umfang der erbrachten Leistung. Zudem muss die Rechnung für das menschliche Auge lesbar sein. Dies gilt für die gesamte Aufbewahrungsdauer. Für Papierrechnungen stellt diese Anforderung kein Problem dar. Bei elektronischen Rechnungen muss beachtet werden, dass meist ein geeignetes Programm zum Anzeigen notwendig ist, etwa ein PDF-Viewer.

Aufbewahrung

Elektronische Rechnungen müssen wie Papierrechnungen zehn Jahre aufbewahrt werden. In dieser Zeit müssen sie jederzeit in ihren Originalzustand zurückversetzt werden können. Daher muss die Rechnung in dem Format archiviert werden, in dem sie empfangen wurde. Zudem muss während der Aufbewahrungsfrist auch die Lesbarkeit sichergestellt sein. Ein entsprechendes Programm wie ein PDF-Viewer sollte daher ebenfalls während der Aufbewahrungsfrist zur Verfügung stehen. Die Aufbewahrung von Ausdrucken elektronischer Rechnungen ist hingegen nicht zulässig.

Dokumentationspflichten

Für elektronische Rechnungen ergeben sich keine erhöhten Dokumentationspflichten. Es gelten die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung. Danach muss die Verarbeitung der Rechnungsdaten und die Durchführung des innerbetrieblichen Kontrollverfahrens dokumentiert werden. Diese Verfahrensdokumentation muss wie die eigentliche Rechnung für zehn Jahre aufbewahrt werden. Eine zusätzliche Belastung durch den elektronischen Rechnungsversand entsteht den Unternehmen damit nicht.

Eine Übersicht zu den wichtigsten Fragen rund um die elektronische Rechnung gibt's hier.